Manual de Utilização - AI ATS WallJobs

Visão Geral do Sistema

O AI ATS WallJobs é um sistema de recrutamento inteligente que automatiza o processo de seleção através de agentes de IA. O sistema oferece:

Dashboard Principal
Visão geral das métricas e processos ativos

• Triagem Automatizada: Perguntas inteligentes com avaliação por IA
• Agendamento Automático: Agentes IA que agendam entrevistas
• Entrevistas com IA: Conduzidas por agentes especializados
• Rankings Inteligentes: Classificação automática dos melhores candidatos
• Fluxo Multi-Estágio: SCREENING → INTERVIEW → TECHNICAL → FINAL

Como Criar Vagas

Passo 1: Acesso à Criação de Vagas

1. Navegue para /jobs/create no sistema
2. O sistema carregará com informações da empresa do Clerk metadata automaticamente

Tela de Criação de Vaga
Interface principal para cadastro de novas vagas

Passo 2: Preenchimento dos Detalhes Básicos

Aba "Detalhes da Vaga":

• Título da Vaga: Nome descritivo da posição
• Descrição: Detalhamento completo das responsabilidades
• Departamento: Área da empresa
• Tipo de Trabalho:
  • FULL_TIME (Tempo Integral)
  • PART_TIME (Meio Período)
  • CONTRACT (Contrato)
  • INTERNSHIP (Estágio)
• Localização:
  • REMOTE (Remoto)
  • HYBRID (Híbrido)
  • ONSITE (Presencial)
• Faixa Salarial: Valores mínimo e máximo

Formulário de Detalhes da Vaga
Campos obrigatórios e opcionais para configuração da vaga

Passo 3: Configuração de Requisitos

Aba "Requisitos":

• Habilidades: Lista de competências técnicas necessárias
• Experiência: Tempo e tipo de experiência exigida
• Educação: Nível de escolaridade mínimo
• Idiomas: Proficiência em idiomas
• Certificações: Certificados específicos
• Requisitos Gerais: Texto livre para outros requisitos

Passo 4: Configurações Avançadas

Aba "Configurações":

• Tags: Palavras-chave para categorização
• ID Externo: Referência em sistema externo (opcional)
• Datas de Aplicação:
  • Data de início das candidaturas
  • Data limite para candidaturas
• Configurações de Visibilidade:
  • Pública/Privada
  • Pesquisável
  • Promovida
  • Confidencial

Status da Vaga

Configuração de Perguntas de Triagem com IA

Passo 1: Acesso à Configuração de Triagem

Na criação/edição de vaga:

1. Vá para a aba "Triagem"
2. Habilite o sistema de triagem avançado

Interface de Configuração de Triagem
Painel para configurar perguntas inteligentes e avaliação por IA

Passo 2: Como Configurar uma Pergunta de Triagem

Para criar uma pergunta de triagem eficaz, siga estes passos:

Elementos Essenciais de uma Pergunta

1. Título da Pergunta: A pergunta principal que será apresentada ao candidato
2. Texto de Ajuda: Orientações que serão enviadas junto com a pergunta (por WhatsApp ou faladas pela IA no telefone)
3. Tipo de Resposta: Escolha entre Sim/Não, Múltipla Escolha ou Texto Livre
4. Avaliação por IA: Configure se a IA deve avaliar automaticamente a resposta
5. Prompt de Avaliação: Instruções específicas para a IA avaliar a resposta

Configuração do Texto de Ajuda

O texto de ajuda é fundamental para orientar o candidato e obter respostas mais precisas:

• Para WhatsApp: Será enviado como mensagem adicional após a pergunta
• Para ligação telefônica: A IA falará este texto para esclarecer a pergunta
• Seja específico: Inclua exemplos do que você espera na resposta
• Seja claro: Use linguagem simples e direta

Botões de Avaliação com IA

Configure a avaliação automática para otimizar o processo:

• Habilitar IA: Ative a toggle "Avaliar com IA"
• Prompt Personalizado: Escreva instruções específicas sobre como avaliar
• Critérios Claros: Defina o que constitui uma boa resposta
• Pontuação: A IA atribuirá uma nota de 0-100 baseada no prompt

Tipos de Perguntas Disponíveis

1. 👍👎 Perguntas de Sim/Não

2. ✍️ Perguntas de Texto Livre

Exemplo Prático de Configuração

Exemplo Real de Configuração de Pergunta
Interface mostrando todos os campos necessários para criar uma pergunta eficaz

Detalhes do Exemplo:

🤖 Configuração de Avaliação por IA:

Configuração do Agente de Agendamento e Entrevistas

Conceitos dos Agentes de IA

O sistema possui três tipos principais de agentes:

1. CANDIDATE_SCREENER: Conduz triagem inicial
2. INTERVIEW_SCHEDULER: Agenda entrevistas
3. INTERVIEW_CONDUCTOR: Conduz entrevistas

Configuração do Agente de Agendamento

Na aba "Agendamento" da vaga:

Interface de Configuração de Agendamento
Painel mostrando as opções de método de agendamento disponíveis

Passo Adicional: Seleção do Agente de Entrevistas

Após configurar o método de agendamento, role até o final da aba "Agendamento" e configure o agente responsável pelas entrevistas:

Seleção do Agente IA para Entrevistas
Interface para escolher o agente que conduzirá as entrevistas por WhatsApp

Configuração de Modos de Entrevista IA

Mudança de Status para Disparar Entrevistas

Passo 1: Acesso à Mudança de Status

1. Entre na candidatura específica (/applications/[id])
2. Localize o componente "Status e Etapa da Candidatura"
3. Ou acesse via lista de candidatos com mudança em lote

Interface Real de Mudança de Status
Tela de candidatura mostrando os controles de status e etapa

Processo Automático

O que acontece automaticamente quando você muda o status:

1. Verificação de configuração de agendamento
2. Criação da tentativa de agendamento
3. Chamada do webhook do agente
4. Criação da entrevista com status "SCHEDULING_IN_PROGRESS"

Estados de Agendamento

Acessando Rankings de Candidatos

Localização dos Rankings

Caminho principal: Vaga → Aba "Ranking"

1. Acesse a vaga específica (/jobs/[id])
2. Clique na aba "Ranking" (ícone de troféu)
3. Rankings só aparecem para vagas ATIVAS com candidaturas

Interface Real do Ranking de Candidatos
Tela completa mostrando candidatos classificados por IA com pontuações e recomendações

Níveis de Recomendação

Importação de Candidatos

Métodos de Importação

1. Upload de Arquivo Excel/CSV (Disponível)

Caminho: /candidates/import

2. Email AI (Em Desenvolvimento)

• Candidatos enviam currículos para [email protected]
• Processamento automático via IA
• Status: Em breve

Interface de Importação de Candidatos

Tela Principal de Importação
Interface mostrando diferentes métodos de importação disponíveis

Configuração Detalhada da Importação
Tela com instruções completas e template para download

Tela de Upload e Configurações
Interface final com seleção de arquivo e opções de importação

Template Recomendado

firstName,lastName,email,phone,location_city,location_state,experienceLevel,summary,skills
João,Silva,[email protected],+5511999999999,São Paulo,SP,SENIOR,"Desenvolvedor React com 5 anos","React,JavaScript,TypeScript"
Maria,Santos,[email protected],+5511888888888,Rio de Janeiro,RJ,MID_LEVEL,"Designer UX/UI especializada","Figma,Sketch,Adobe XD"

Processo de Upload

1. Seleção do arquivo: Drag & drop ou clique para selecionar
2. Configuração de opções:
   • ✅ Pular duplicados (recomendado)
   • ❌ Atualizar existentes (cuidado com sobrescrita)
3. Validação prévia: Sistema verifica formato e dados
4. Confirmação: Clique em "Importar Candidatos"
5. Processamento: Barra de progresso e status

Tratamento de Erros Comuns

Fluxo Completo do Processo

Diagrama do Fluxo

Fase 1: Configuração Inicial

1. Criação da Vaga
   • ✅ Preencher detalhes básicos
   • ✅ Configurar requisitos estruturados
   • ✅ Definir política de currículos
   • ✅ Configurar visibilidade
2. Configuração de Triagem
   • ✅ Habilitar sistema avançado
   • ✅ Criar perguntas por estágio
   • ✅ Configurar prompts de IA
   • ✅ Definir workflow automático
3. Configuração de Agentes
   • ✅ Selecionar agente de agendamento
   • ✅ Configurar modos de entrevista IA
   • ✅ Definir instruções personalizadas
   • ✅ Testar configurações

Fase 2: Processo de Candidatura

Application: {
  candidateId: "cand-123",
  jobId: "job-456", 
  status: "SCREENING", // Status inicial
  currentStage: "SCREENING_QUESTIONS",
  source: "website", // Origem da candidatura
  resume: { url: "...", extractedData: {...} },
  submittedAt: timestamp
}

Fase 3: Triagem Automática

1. Apresentação das perguntas: Baseada na configuração por estágio
2. Coleta de respostas: Com timer e validações
3. Avaliação por IA: Usando prompts personalizados
4. Cálculo de pontuação: Algoritmo ponderado
5. Decisão automática: Aprovação, revisão ou eliminação

Métricas de Processo

Troubleshooting e Dicas

Problemas Comuns

1. Agendamento Não Disparado

Soluções:

• Verificar se agente está ativo
• Confirmar configuração de webhook
• Testar manualmente o agendamento
• Verificar logs de erro na API

2. IA Não Avalia Respostas

Soluções:

• Verificar créditos da OpenAI
• Testar prompt manualmente
• Ajustar threshold de confiança
• Verificar rate limits

3. Rankings Vazios

Verificações:

• Vaga deve estar ATIVA
• Deve ter candidatos com avaliações completas
• Aguardar processamento das avaliações
• Refresh manual dos dados

Melhores Práticas

1. Configuração de Vagas

• Teste sempre em vaga de teste antes de produção
• Configure fallbacks para todos os agentes
• Use prompts específicos para cada área/cargo
• Monitore métricas regularmente

2. Gestão de Candidatos

• Importe em lotes de até 500 candidatos
• Valide dados antes da importação
• Use tags para categorização
• Mantenha histórico de mudanças

3. Operação Diária

• Monitore dashboards pela manhã
• Revise rankings semanalmente
• Ajuste thresholds baseado em feedback
• Treine agentes com novos cenários